近年來，我校不斷推進管理體制改革，校院兩級管理體制逐步完善，各學院的辦學主體地位逐漸確立。在這種背景下，學院辦公室作為溝通上下左右的樞紐機構，如何發(fā)揮職能作用，對完善學院的辦學主體地位具有重要意義。
　　一、學院辦公室的基本職能學院辦公室是學院的綜合服務科室。為教學、科研和行政管理工作做好服務，是學院辦公室的一項基本職能和核心內(nèi)容。為教學科研工作服務就是為師生服務，發(fā)揮上傳下達的橋梁作用，努力為師生排憂解難；為行政管理工作服務就是為領導服務，做好參謀和助手，協(xié)助領導組織各種會議，做好會議記錄，起草各種材料和文件，積極與學校職能部門協(xié)調(diào)，做好教學、科研和行政管理的條件保障。辦公室要確立以服務對象為中心的工作理念，把為教學、科研和行政管理工作服務作為工作的出發(fā)點和落腳點。
　　學院辦公室是領導決策的信息庫。學院行政管理工作的成敗優(yōu)劣，取決于領導的決策，而決策的基礎在于準確獲取各方面的信息。辦公室作為聯(lián)系上下左右的樞紐，能匯集各方面的信息，掌握各種材料數(shù)據(jù)，是領導決策的信息庫。辦公室要做好學院的檔案建設，注意收集、匯總學院各方面的工作信息，整理建檔；要建設和維護好學院的網(wǎng)站，使之成為宣傳學院工作的陣地、展示學院工作的窗口、服務學院師生的平臺、獲取意見建議的途徑；要根據(jù)領導的意圖，有重點地做調(diào)查研究，獲取相應的信息資料，提出工作建議，供領導決策時參考。
　　學院辦公室是工作落實的推進器。檢查督促各項工作的落實情況，是有效推進學院各方面工作的措施之一，也是學院辦公室的一項重要職能。學校統(tǒng)一部署的工作和學院黨政會議討論確定的目標任務，要靠辦公室檢查督促來抓好落實。做好檢查督促工作，要著重注意兩個方面的問題：一是傳達任務要布置及時、要求清楚、責任明確。要及時接受學校及有關部門的工作部署、通知和領導的指令，及時傳達到有關教研室、實驗室或具體人員，明確工作要求和目標任務，確定工作落實的責任人。二是檢查督促要抓住重點、講究方法、注重實效。緊緊圍繞中心工作、領導關注的工作，制定詳細的檢查督促工作計劃和方案，不斷改進工作方法，善于借助外力、合力，發(fā)揮工作落實責任人的積極性、創(chuàng)造性，通過量化考核、定期通報等形式，提高檢查督促工作的實效，推進學院各項工作的落實。
　　學院辦公室是對外交流的先遣隊。學院辦公室是學院內(nèi)外信息交流的樞紐，對外交流工作是辦公室的一項重要職能。對外交流工作在范圍上包括對校內(nèi)各部門及學院之間的交流、對校外有關單位及個人的交流；在內(nèi)容上包括聯(lián)系工作、業(yè)務交往、學習經(jīng)驗等；在形式上包括接待來訪、走訪、電話、傳真、網(wǎng)絡、信函、會議等。
　　二、提高學院辦公室工作水平的基本途徑加強學習是基礎。學院辦公室職能本身要求辦公室人員必須是思想過硬、知識全面、思維敏捷、能寫會說會做的高素質(zhì)人才。要做好學院辦公室工作，提高工作水平，加強學習是基礎。從書本上學習，除了根據(jù)學院所轄專業(yè)的要求認真學習相關專業(yè)知識外，還要結合辦公室工作的需要，有針對性地學習教育學、心理學、管理學、決策學、系統(tǒng)論、控制論、計算機、網(wǎng)絡技術等相關學科知識，不斷完善知識結構，提高綜合素質(zhì)；從實踐中學習，一是向同行學習，通過請教、交流、觀察、揣摩，學習別人的工作方法、工作藝術。二是在工作中不斷探索，大膽實踐，養(yǎng)成嚴謹、務實、樂于奉獻的工作作風和整潔、條理、雷厲風行的工作習慣，為提高辦公室工作水平，奠定堅實基礎。
　　樹立意識是關鍵。做好學院辦公室工作，提高工作水平，要樹立四種意識。一是樹立政治意識。進一步提高政治理論水平，用鄧小平理論和“三個代表”重要思想武裝頭腦，在工作中貫徹落實科學發(fā)展觀，堅定理想信念，牢記黨的宗旨，全心全意為學院師生服務，自覺保持共產(chǎn)黨員的先進性。二是樹立大局意識。緊緊圍繞建設國內(nèi)知名醫(yī)科大學的奮斗目標，堅持教學中心地位，把對教學科研工作有利、對教師學生有利、對學院發(fā)展有利作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，在日常工作中，始終站在全局的高度分析問題、解決問題，說話做事能從大局出發(fā)，自覺維護學院的形象和領導的威信，積極營造團結、和諧的工作局面。三是樹立責任意識。對工作崗位負責，明確崗位職責，團結協(xié)作，勤勉做事，辦公室內(nèi)部人員之間做到分工不分家，補臺不拆臺，與其他辦公室之間加強溝通與協(xié)調(diào)，注意工作環(huán)節(jié)上的銜接，做到分時各盡其職，合時齊心協(xié)力，保證學院管理工作的規(guī)范有序。對領導負責，做好助手和參謀，幫助領導集中精力想大事、謀大事。四是樹立效率意識。首先，要做好全年的工作規(guī)劃，制定詳細的工作計劃，增強工作的預見性；其次，要注意把握工作的主次性，分清工作的輕重緩急，做到常規(guī)工作超前抓、突擊性工作及時抓、領導交辦的工作重點抓，既能分清主次關系，又不遺漏工作，掌握工作的主動性；再次，對重要的工作要注意多請示，先將初步考慮的工作方案或想法向領導匯報，征得領導同意后再組織實施，避免工作的盲目性。
　　完善制度是保證。要做好學院辦公室工作，提高工作水平，就要完善各項規(guī)章制度，用制度管人，靠制度做事。辦公室工作千頭萬緒，瑣碎繁雜，要保證辦公室工作的規(guī)范化，克服隨意性，就要建立健全學院辦公室的各項規(guī)章制度，制定辦公室各類人員的崗位職責及主要工作的工作流程，把辦公室工作納入規(guī)范化軌道，做到按章操作、照章辦事、依章管理，在更大程度上避免閑時無所事事，忙時手忙腳亂的現(xiàn)象，保證辦公室工作的規(guī)范、有序。
　　建設隊伍是根本。建設一支高素質(zhì)的辦公室工作隊伍，營造團結、和諧的工作氛圍，培養(yǎng)嚴謹、務實、樂于奉獻的工作作風，是做好學院辦公室工作的根本保證。在隊伍建設方面，要充分考慮辦公室人員在知識結構和能力結構上的合理配置；要加強思想教育，做到勤政廉政，樹立辦公室人員良好形象；要定期組織政治理論和業(yè)務學習，在工作實踐中不斷提高綜合素質(zhì)和工作能力。（作者為藥學院辦公室主任）